Kartleggingsskjema for nye PT-kunder: mal, utfylt eksempel og veien fra svar til første program

Hva er et kartleggingsskjema, og hvordan skiller det seg fra helseerklæringen?

Et kartleggingsskjema er spørsmålene du stiller en ny kunde for å planlegge første treningsblokk og kostholdsoppfølging. Helseerklæringen er noe annet: et kort screeningskjema som avgjør om kunden bør sjekke med lege før dere starter.

Hold de to skjemaene adskilt. Helsespørsmålene og samtykket har egne regler og hører hjemme i en egen helseerklæring for personlig trener, mens kartleggingsskjemaet handler om det du faktisk skal coache. Mange norske PT-er og online coacher sender et kartleggingsskjema etter kjøp, men de færreste viser fram spørsmålene. Her er våre.

Mal du kan kopiere: kartleggingsskjema for nye kunder

Malen har 28 spørsmål i ni deler. Hvert spørsmål har et svarformat og en kort forklaring på hva svaret endrer i planen. Kan du ikke si hva et svar endrer, kutter du spørsmålet.

Kundeversjonen har bare spørsmål, svarformat og plass til svar. «Hva svaret endrer» er til deg. Viktighetsspørsmålet i del 8 bygger på Helsedirektoratets øvelser i motiverende intervju, som bruker en skala fra 1 til 10 og spør hvorfor kunden ikke ligger lavere. Da får du kundens egne grunner, med kundens egne ord. Har du engelskspråklige kunder, finnes det også en engelsk skjemagenerator (client intake form) som du kan skrive ut eller lagre som PDF.

Hvordan ser et utfylt kartleggingsskjema ut?

Her er et utfylt skjema for Marte, en tenkt kunde: 38 år, sykepleier i turnus og mor til to. Svarene er kortet ned til det viktigste i hver del.

Tenkt kunde. Navn og detaljer er oppdiktet.

Hvordan gjør jeg svarene om til første treningsprogram?

Skriv ned beslutningen hvert svar fører til før du åpner programmalen. Her er Martes svar, beslutningene og hvor de havner.

Selve programmet kan du sette opp i vår mal for treningsprogram, med RPE-mål og notater på hver øvelse, og kostholdet i vår mal for kostholdsplan. Legg merke til at ingenting her er en diagnose: kneet får et bevegelsesutslag som kjennes greit og en alternativ øvelse, og kostholdet starter med én endring i en matpakke Marte allerede har.

Hva spør jeg om i første innsjekk, basert på skjemaet?

Spør om det som var usikkert i skjemaet. Da ser kunden at svarene ble lest, og du får vite om beslutningene holdt. For Marte, dag 7:

1. Hvor mange av de tre øktene fikk du gjort, og hvilken falt ut?
2. Hvordan kjentes kneet i knebøy til benk, under økta og dagen etter?
3. Hvor mange netter sov du under 6 timer, og hvor stresset var du denne uka (1-10)?
4. Hvor mange dager fikk du med deg den nye matpakka?
5. Hvordan gikk trening og mat på kveldsvaktene?

Resten av innsjekken kan være de faste ukentlige spørsmålene. Vi har samlet innsjekkspørsmål til den første innsjekken og ukene etter, og hvorfor dag 7 er et godt tidspunkt, står i guiden om onboarding av nye kunder.

Hvor langt bør skjemaet være, og når skal kunden fylle det ut?

Bruk to skjemaer på to tidspunkter: et kort interesseskjema før salgssamtalen og hele kartleggingsskjemaet etter at kunden har sagt ja. Det finnes ingen fasit for lengden, men vår tommelfingerregel er at kunden skal klare hele skjemaet på 10-15 minutter på mobilen.

• Før samtalen: navn, kontaktinfo, hovedmål, hvor mange dager i uka kunden kan trene og ønsket oppstart. Nok til å forberede salgssamtalen, ikke mer.
• Etter ja, før første program: hele kartleggingsskjemaet, sammen med helseerklæringen.
• Etter oppstart: det skjemaet ikke fanget opp, tar du i innsjekkene.

Å be om hele skjemaet før kunden har bestemt seg, er mye å forlange, og du ender opp med å lagre opplysninger om folk som aldri blir kunder.

Hvilke svar betyr at du bør stoppe opp eller henvise videre?

Svar som handler om helse, ikke om trening. Da setter du den delen av planen på vent og sender kunden videre i stedet for å programmere rundt det.

• Smerter som forverres eller ikke går over: be kunden ta det opp med fysioterapeut eller fastlege før du legger opp treningen rundt det.
• Svar som egentlig hører til helseerklæringen, som brystsmerter, besvimelse eller graviditet: følg rutinen der.
• Tegn på strev med mat eller kropp. Helsedirektoratet skriver at strev «kan handle om et forstyrret forhold til mat, kropp eller vekt, uten å fylle kriteriene for en diagnose». Tegn kan være at kunden blir svært opptatt av kalorier, eller slutter å spise mat som kunden tidligere likte. Sett kalorimål og vektmål på pause, ta en rolig prat og be kunden kontakte fastlegen. ROS gir råd om spiseforstyrrelser på telefon 948 17 818. Mer om dette står i artikkelen om hvor grensen går for kostholdsråd.
• Kunden er under 18: alle under 18 er mindreårige etter vergemålsloven § 8, så la en forelder eller verge være med på avtalen.

Er svarene helseopplysninger, og hva må du tenke på med personvern?

Mange av dem kan være det, og da gjelder strengere regler. Dette er slik vi leser regelverket, ikke juridisk rådgivning.

• Hva som regnes som helseopplysninger: GDPR artikkel 4 nr. 15 definerer dem som opplysninger om en persons fysiske eller psykiske helse. Ifølge Datatilsynet omfatter begrepet «alle opplysninger som kan si noe om en persons nåværende, tidligere eller fremtidige fysiske eller psykiske helsetilstand». Slik vi leser det, kan svar om skader, smerter og søvn- eller stressplager falle inn under definisjonen.
• Samtykke: helseopplysninger er i utgangspunktet forbudt å behandle etter artikkel 9. Unntaket en PT normalt bruker, er at kunden har gitt «uttrykkelig samtykke» for spesifikke formål, og Datatilsynet skriver at «passivitet, stillhet eller på forhånd avhakede bokser kan aldri utgjøre et gyldig samtykke».
• Dataminimering: opplysningene skal være «begrenset til det som er nødvendig» for formålet (artikkel 5). Det er det kolonnen «Hva svaret endrer» er til for.
• Lagring: slett eller anonymiser svarene når du ikke trenger dem lenger. Loven har ingen fast frist.

Lim aldri inn identifiserbare svar i en KI-chat. Samtykketekst, sletterutine og reglene for kunder under 18 finner du på siden om helseerklæring for personlig trener.

Slik setter du opp kartleggingsskjemaet i Coachway

For ordens skyld: Coachway er vår egen plattform. Du bygger kartleggingsskjemaet én gang i skjemabyggeren, med skala, tall, tekst og bildeopplasting, og med ferdige felt som aktivitetsnivå, kostholdsrestriksjoner, omkretsmål og fremgangsbilder. Skjemaet tildeles hver nye kunde, og du kan skjule eller vise felt per kunde. Kunden svarer i klientappen på norsk, og skjemaer kan også settes opp på dansk, svensk, finsk og engelsk. Coach-dashbordet er på engelsk.

Interesseskjemaet kan være et leadskjema du legger inn på nettsiden din med én HTML-fil, og leadene havner i en pipeline i dashbordet. Når kunden har fullført onboardingskjemaet, kan en automatisering sende neste melding, for eksempel en velkomstvideo. Svarene lagres på kundens profil, og den har du oppe i Power Panel når du går gjennom første innsjekk.

Prisen er 799 kr i måneden for opptil 5 kunder og 99 kr per ekstra kunde, med alle funksjoner inkludert. Prøveperioden varer i 14 dager: du registrerer kort, men betaler ingenting i dag og kan si opp når som helst.

Inni Coachway