Was kostet Coaching-Software? Preise, Modelle und versteckte Kosten (2026)

Schnelle Preisübersicht

Hier findest du die neun Plattformen, die deutsche Coaches am häufigsten vergleichen, samt den Preisen, die am 15. August 2026 auf den jeweiligen Preisseiten angegeben waren. Die Preise stehen in der Währung, die jeder Anbieter selbst verwendet - die deutschen Tools in Euro, die internationalen in Dollar. Achte besonders auf die Spalte „Kunden-App“: Sie zeigt, in welcher Sprache deine Kunden die App täglich nutzen.

Coaching-Software: die drei Preismodelle

Die Preise für Coaching-Software folgen fast immer einem von drei Modellen, und der Vergleich fällt leichter, wenn du sie kennst:

• Festpreis mit Kundenlimit. Du zahlst einen Festpreis für eine festgelegte Anzahl von Kunden und anschließend einen kleinen Aufschlag für jeden weiteren Kunden. Coachway kostet EUR 69 im Monat für bis zu 5 Kunden und EUR 9 für jeden weiteren Kunden - alle Funktionen sind enthalten; kostenpflichtige Zusatzmodule gibt es nicht.
• Gestaffelt nach Kundenzahl. Mit wachsender Kundenzahl wechselst du in eine teurere Preisstufe. Trainerize (kostenlos bis USD 248 im Monat), Everfit (kostenlos bis USD 290 im Monat) und TrueCoach (USD 26 bis 137 im Monat) funktionieren so - meist mit kostenpflichtigen Zusatzmodulen für Ernährung und Zahlungsabwicklung sowie einer App mit eigenem Branding.
• Nur auf Anfrage. Manche Plattformen nennen gar keinen Preis. Virtuagym und das deutsche BenFit veröffentlichen ihre Preise nicht - du musst eine Demo vereinbaren, um ein konkretes Angebot zu bekommen. Dadurch lassen sie sich ohne ein Gespräch mit dem Vertrieb nur schwer vergleichen.

Was kosten die deutschen Tools: Natty Gains, Nutrilize und BenFit?

Auf dem deutschsprachigen Markt ist Natty Gains die bekannteste Komplettlösung für Ernährungscoaches und bietet eine Kunden-App auf Deutsch. Der Preis beträgt EUR 49 im Monat und umfasst eine App mit eigenem Branding. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von EUR 199, die Natty Gains zeitweise im Rahmen einer Aktion erlassen hat. Bei jährlicher Zahlung gibt es rund 30 % Rabatt. Die vollständige Einordnung findest du in unseren Natty-Gains-Erfahrungen.

Nutrilize rechnet pro Kunde ab: Je nach Kundenzahl kostet die Software EUR 5 bis 12,50 pro Kunde und Monat; hinzu kommen eine einmalige Einrichtungsgebühr von EUR 150 und die MwSt. Bei wenigen Kunden ist das attraktiv, und die Kosten steigen planbar mit der Kundenzahl. Wie sich die Software im Alltag bewährt, erfährst du in der Nutrilize-Bewertung. BenFit, eine deutsche Komplettlösung für Ernährungsberater, Personal Trainer und Studios, veröffentlicht keine Preise - du kannst eine Demo anfordern oder das Tool 14 Tage lang testen.

Eine für viele deutsche Ernährungscoaches wichtige Abgrenzung: Software für Angebote mit Kostenerstattung nach § 20 SGB V gehört in eine andere Kategorie - die Krankenkasse erstattet dem Klienten einen Teil der Kosten, und es geht um zertifizierte Präventionskurse statt um eine laufende Betreuung. Für Coaching mit Training, Ernährung und wöchentlichem Kontakt sind Natty Gains, Nutrilize, BenFit und Coachway die passenden Tools.

Was kosten die internationalen Plattformen?

Trainerize (im Besitz von ABC Fitness) ist eine der weltweit größten Plattformen für Trainingsbetreuung, mit einer Gratisversion für einen Kunden und Preisen von USD 9 im Monat (2 Kunden) über USD 23 im Monat (Pro5, mit einer Preisstaffelung für bis zu 200 Kunden) bis USD 248 im Monat (500+). Everfit hat eine der ausgereiftesten Kunden-Apps am Markt: bis zu 5 Kunden kostenlos, Pro von USD 19 bis 290 im Monat je nach Kundenzahl und Studio von USD 105 bis 430 im Monat. TrueCoach ist auf eine einfache und schnelle Trainingsbetreuung ausgelegt und kostet USD 26,34 im Monat (5 Kunden), USD 57,99 im Monat (20 Kunden) und USD 136,99 im Monat (50 Kunden). Nutrium, eine internationale Ernährungssoftware, kostet EUR 25 im Monat (10 Kunden) oder EUR 39 im Monat für unbegrenzt viele Kunden, jährlich EUR 15 bzw. 25, mit einer 14-tägigen Testphase.

Alle vier sind leistungsfähige Tools, aber ihre Kunden-Apps sind nur auf Englisch verfügbar. Für internationale Kunden ist das völlig in Ordnung; für deutsche Kunden kann die Sprache darüber entscheiden, ob sie eine App nutzen oder links liegen lassen. Virtuagym ist im DACH-Raum stark vertreten, aber klar auf Studios und Ketten ausgerichtet und veröffentlicht keine Preise - du buchst eine Demo und erhältst ein individuelles Angebot. Unsere ausführliche Bewertung findest du in unserem Virtuagym-Test.

Warum liegt der tatsächliche Preis oft über dem Listenpreis?

Die größte Kostenfalle bei Coaching-Software liegt in den Zusatzkosten, die zum Abo hinzukommen. Bei Everfit sind Meal-Plans (Ernährung), Autoflow (Automatisierung) und die Zahlungsabwicklung kostenpflichtige Zusatzmodule zum Basistarif - dadurch kann der tatsächliche Gesamtpreis schnell doppelt so hoch sein wie der Einstiegspreis. Auch bei Trainerize sind erweiterte Ernährungsfunktionen, die Zahlungsabwicklung über Stripe und eine App mit deinem eigenen Branding kostenpflichtige Erweiterungen. Und bei den deutschen Tools kommt zur Monatsgebühr oft eine einmalige Einrichtungsgebühr hinzu: EUR 150 bei Nutrilize, EUR 199 bei Natty Gains.

Der Punkt ist nicht, dass diese Plattformen teuer sind - es sind gute Tools - sondern dass der Listenpreis selten der Preis ist, den du am Ende zahlst. Addiere den Grundpreis und die Kosten aller benötigten Module und vergleiche erst dann die Gesamtpreise. Ein Basistarif von USD 19 im Monat ist mit drei benötigten Zusatzmodulen selten günstiger als ein Komplettpreis.

Coachway: alle Funktionen inklusive für EUR 69 im Monat

Der Transparenz halber: Coachway ist unsere eigene Plattform. Betrachte diesen Abschnitt daher als Beitrag in eigener Sache und prüfe die Preise selbst. Coachway wurde für Coaches entwickelt, die ihr Geschäft ganz oder teilweise online führen. Die Plattform entstand in Dänemark auf Basis von mehr als sechs Jahren Zusammenarbeit mit 150 Online-Coaches. Das Preismodell kommt ohne kostenpflichtige Zusatzmodule aus: EUR 69 im Monat für bis zu 5 Kunden, danach EUR 9 für jeden weiteren Kunden - und Ernährungsfunktionen, Zahlungsabwicklung, Check-ins, Automatisierung und eine App mit deinem eigenen Branding sind vom ersten Tag an enthalten. Es gibt eine kostenlose 14-tägige Testphase; zum Start musst du eine Karte bei Stripe hinterlegen. Stripe speichert die Daten sicher, und unter Billing kannst du jederzeit kündigen.

• Alle Funktionen im Preis. Keine kostenpflichtigen Zusatzmodule: Ernährungsfunktionen, Zahlungsabwicklung, Check-ins und Leads sind enthalten, sodass Listen- und Gesamtpreis übereinstimmen.
• Kunden-App auf Deutsch. Die gesamte App-Oberfläche für deine Kunden ist auf Deutsch und in fünf weiteren Sprachen verfügbar. Das Coach-Dashboard selbst ist auf Englisch.
• App mit eigenem Branding inklusive. Dein Logo, deine Farben und dein Titelbild sind standardmäßig dabei. Eine komplett eigenständige White-Label-App ist ein kostenpflichtiges Zusatzangebot.

Zur Einordnung: Coachway ist eine Coaching-Plattform und kein Therapie-Tool, dessen Kosten die Krankenkasse nach § 20 SGB V erstattet. Für eine zertifizierte, erstattungsfähige Ernährungstherapie brauchst du ein anderes System; Coachway ist für die laufende Betreuung zahlender Kunden in den Bereichen Training und Ernährung gedacht.

So sieht Coachway aus

Möchtest du Coachway in der Praxis kennenlernen, kannst du eine Demo buchen oder die Plattform 14 Tage lang kostenlos testen.

Zahlungsgebühren und MwSt.: oft übersehene Kosten

Neben dem Abo gibt es zwei Posten, die viele vergessen. Der erste Posten betrifft die Zahlungsgebühren: Manche Plattformen behalten zusätzlich zur Abo-Gebühr einen prozentualen Anteil jeder Kundenzahlung ein. Bei Coachway läuft das Geld über dein eigenes Stripe-Konto, und Coachway verwahrt dein Geld nie. Nutzt du die integrierten Zahlungen, fällt eine Plattformgebühr von 2,4 % pro Transaktion an; willst du das vermeiden, kannst du deinen eigenen Stripe-Checkout nutzen und zahlst nur die Stripe-Gebühren. Klarna und SEPA-Lastschrift stehen ebenfalls zur Verfügung - Letztere ist deutschen Kunden aus dem Alltag vertraut.

Der zweite Posten ist die MwSt. Die Preise für Software-Abos werden meist netto angegeben (zzgl. 19 % MwSt.); bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du die MwSt. als Vorsteuer geltend machen. Auf Rechnungen an deine Kunden kommen dann 19 % MwSt. hinzu. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine MwSt. aus, kannst dafür aber auch keine Vorsteuer ziehen. Rechne das von Anfang an ein, damit es bei der Steuer keine unangenehmen Überraschungen gibt.

So berechnest du deine tatsächlichen monatlichen Kosten

• Starte mit deiner Kundenzahl. Die Preise richten sich nach der Kundenzahl. Lege die Kundenzahl zugrunde, die du voraussichtlich in sechs Monaten erreichst, statt nur mit dem heutigen Stand zu rechnen. So musst du nicht mitten im Betreuungszeitraum die Preisstufe wechseln.
• Berücksichtige die Kosten für Zusatzmodule. Ernährungsfunktionen, Zahlungsabwicklung und eine App mit eigenem Branding kosten bei mehreren Plattformen extra. Vergleiche den Grundpreis einschließlich der Kosten aller tatsächlich genutzten Module - nicht nur den Listenpreis.
• Berücksichtige die Transaktionsgebühren. Behält die Plattform einen Anteil an den Kundenzahlungen ein? Mit deinem eigenen Stripe-Konto weißt du im Voraus, welche Gebühren anfallen, und behältst auch bei einem späteren Toolwechsel Zugriff auf deine Zahlungshistorie.
• Teste mit echten Kunden. Nutze den kostenlosen Test mit zwei bis drei Kunden und miss, wie viel Zeit die Betreuung tatsächlich kostet. Der entscheidende Kostenfaktor ist deine Zeit - und das richtige Tool sollte deinen Zeitaufwand senken.

Wenn du dich ausführlicher mit der Auswahl beschäftigen möchtest, haben wir die besten Apps für Personal Trainer verglichen und beschrieben, was gute Coaching-Software leisten muss. Und wenn es um den Preis deiner eigenen Betreuung geht, ist das ein anderes Thema - darum geht es in unserem Beitrag dazu, was Online Coaching kostet.