CRM für Personal Trainer: die besten Tools im Vergleich 2026

Schnellvergleich

Preise: Stand August 2026, direkt bei den Anbietern geprüft. USD-Preise sind Listenpreise der jeweiligen Anbieter; Virtuagym nennt keinen öffentlichen Preis.

1. Coachway - All-in-one-CRM für Online-Coaches mit deutscher Kunden-App

Coachway wurde in Dänemark auf Grundlage einer mehr als sechsjährigen Zusammenarbeit mit 150 Online-Coaches für Trainer entwickelt, die ihr Business ganz oder teilweise online führen. Das CRM ist hier kein separates Modul, sondern die Kundenliste, mit der du täglich arbeitest: Du siehst jeden Kunden in einer Tabelle - samt Status, Tags, Plänen und dem letzten Kontakt. Zusätzlich gibt es eine vollwertige Lead-Pipeline mit den Stufen neu, kontaktiert, qualifiziert, gewonnen und verloren, sodass kein Interessent verloren geht und ein gewonnener Lead mit einem Klick zum Kunden wird - dabei werden der Zugang zur gebrandeten App, die Onboarding-Sequenz und das Zahlungsabo direkt eingerichtet.

• Kundenliste als CRM - alle Kunden in einer Übersicht mit Status, Tags, Plänen und letztem Kontakt, damit niemand zwischen zwei Check-ins durchrutscht.
• Lead-Pipeline mit UTM-Tracking über ein einbettbares Formular und Umwandlung eines Leads in einen Kunden mit einem Klick.
• Power Panel - Kundenliste, Nachrichtenverlauf und vollständige Kundenakte in einer Ansicht.
• Aufgaben - persönliche Erinnerungen pro Kunde zwischen den Check-ins (Geburtstag, vereinbarter Call, Nachfassen).
• Deutsche Kunden-App - alle Bereiche der App, die dein Kunde nutzt, sind auf Deutsch verfügbar (und in fünf weiteren Sprachen). Das Coach-Dashboard ist auf Englisch.

So sieht Coachway aus

Weil Kundenverwaltung, Training (über 1.800 Übungen mit Videos), Ernährung mit Makrozielen, Check-ins und Zahlungen in einem System gebündelt sind, ersetzt Coachway für viele Coaches die bisherige Kombination aus Tabelle, Chat-App und Zahlungslink. Die Zahlungen laufen über dein eigenes Stripe-Konto - Coachway verwahrt dein Geld zu keinem Zeitpunkt; die optionale integrierte Zahlungsabwicklung kostet 2,4 Prozent pro Transaktion. Wickelst du die Abrechnung selbst über Stripe ab, fällt diese Gebühr nicht an. Der Preis ist planbar: EUR 69 im Monat für bis zu 5 Kunden, danach EUR 9 pro weiterem Kunden; alle Funktionen sind von Anfang an enthalten; die gebrandete App ist Standard; eine eigenständige White-Label-App ist kostenpflichtig. Du kannst 14 Tage kostenlos testen (zum Start musst du eine Karte hinterlegen, heute wird noch nichts abgebucht, und du kannst jederzeit im Bereich „Billing“ kündigen) oder eine Demo buchen.

2. Virtuagym - Mitglieder- und Kundenverwaltung für Studios

Virtuagym aus Amsterdam ist seit 2008 am Markt und der Anbieter, an dem im deutschsprachigen Raum kaum ein Studio vorbeikommt: Zum Angebot gehören Mitgliederverwaltung, Kursplanung, Community, eine echte White-Label-App, ein Coaching-Modul und eine deutschsprachige Benutzeroberfläche. Als CRM ist es vor allem dann stark, wenn du neben der Online-Betreuung ein Studio mit vielen Mitgliedern führst und Verwaltung, Zugang und Abrechnung an einem Ort brauchst. Einen öffentlichen Preis nennt Virtuagym nicht - du bekommst ihn nur auf Anfrage im Rahmen einer Demo. Für Personal Trainer ohne eigenes Studio bietet die Plattform oft mehr Funktionen, als im Alltag nötig sind. Die ausführliche Einordnung findest du in unseren Virtuagym Erfahrungen.

3. Trainerize - großes globales Ökosystem

Trainerize (Teil von ABC Fitness) gehört zu den weltweit meistgenutzten Trainingsplattformen und bietet das breiteste Integrations-Ökosystem der Branche - praktisch, wenn dein CRM an weitere Tools andocken soll. Die Preise reichen von USD 9 bis 248 im Monat, wobei eine eigene App, Stripe-Zahlungen und erweiterte Ernährungsfunktionen kostenpflichtige Add-ons sind. Die Kundenverwaltung ist solide und umfangreich, die App für Kunden ist allerdings nur auf Englisch, was du bei rein deutschsprachigen Klienten einplanen solltest. Mehr dazu in unseren Trainerize Erfahrungen.

4. Everfit - Automatisierung und moderne Kunden-App

Everfit kombiniert eine der modernsten Kunden-Apps am Markt mit starker Automatisierung über Autoflow und bietet seit 2026 unter anderem auch Deutsch an. Für die Kundenpflege heißt das: Onboarding, Erinnerungen und Follow-ups lassen sich weitgehend automatisieren, sodass auch bei wachsender Kundenzahl niemand vergessen wird. Die Preise liegen je nach Kundenzahl bei USD 19 bis 290 im Monat, wobei Ernährungs-, Automatisierungs- und Zahlungsfunktionen nur als separate Module verfügbar sind. Everfit passt gut zu Coaches, die viel automatisieren und eine hochwertig gestaltete App wollen.

5. TrueCoach - schlanke, schnelle Klientenverwaltung

TrueCoach ist für Tempo und Einfachheit bekannt: Kalender, Trainingsprotokoll, Video-Feedback und eine klare Klientenverwaltung ohne unnötigen Ballast. Die Preise liegen bei USD 26,34 im Monat für 5 Klienten, USD 57,99 für 20 und USD 136,99 für 50. Für Strength Coaches und Personal Trainer, die vor allem Training und Kundenkontakt sauber im Blick halten wollen, ist es ein solides, unkompliziertes Tool; Ernährungs- und Business-Funktionen sind dafür weniger umfangreich. Die Oberfläche ist auf Englisch.

6. My PT Hub - All-in-one mit Terminbuchung in der App

My PT Hub ist eine etablierte britische All-in-one-Plattform mit breitem Funktionsumfang: Training, Ernährungspläne, Fortschrittsverfolgung, Nachrichten und die Terminbuchung in der App für Einzel- und Gruppentermine - gut geeignet für Trainer mit Präsenz- oder Hybridangebot. Die Preise sind nach Tarifen gestaffelt: Starter EUR 25 im Monat für bis zu 3 Kunden, Premium EUR 59 im Monat für unbegrenzte Kunden und Ultimate EUR 215 im Monat. Eine gebrandete App, Zapier und KI-Check-ins sind kostenpflichtige Add-ons, und die Plattform ist durchgehend englischsprachig; eine deutschsprachige Version ist nicht verfügbar. Die Details stehen in unseren My PT Hub Erfahrungen.

Worauf du bei einem CRM für Personal Trainer achten solltest

• Spezialisiert oder allgemein? Ein allgemeines CRM verwaltet Kontakte, unterstützt aber weder Training noch Check-ins und bietet keine Kunden-App. Ein fitnessnahes System bündelt Verkaufspipeline und Betreuung in einem System - für die meisten Personal Trainer der praktischere Weg. Einen breiteren Überblick über die passenden Werkzeuge gibt unser Vergleich der besten Apps für Personal Trainer.
• Fang beim Kunden an. Deine Kunden nutzen täglich Trainingspläne, Nachrichten und Check-ins - in welcher Sprache sollen sie das tun? Eine deutschsprachige App ist auf dem deutschen Markt oft entscheidend für die Kundenbindung.
• Prüfe die Pipeline, nicht nur die Kundenliste. Ein gutes CRM beginnt beim Lead. Achte darauf, dass Interessenten mit einem Status geführt und mit einem Klick zu Kunden werden - sonst musst du Daten für Vertrieb und Betreuung doppelt pflegen.
• Rechne den Gesamtpreis aus. Grundpreis plus Add-ons (Ernährung, Zahlungen, eigene App) ergeben den tatsächlichen Monatspreis. Vergleiche ihn inklusive MwSt. und nicht nur den Listenpreis.
• Prüfe Datenschutz und Abrechnung. DSGVO-konforme Datenverarbeitung und eine korrekte Umsatzsteuerabrechnung gehören in Deutschland zum Pflichtprogramm - kläre beides vor dem Start und wähle eine Zahlungsabwicklung, bei der du die Kontrolle behältst.
• Teste mit echten Kunden. Nutze die Testphase mit 2 bis 3 Kunden und miss, wie viel Zeit Verwaltung und Betreuung pro Woche tatsächlich kosten.

Was ein CRM für Personal Trainer wirklich kostet

Entscheidend sind die Gesamtkosten, nicht nur der Listenpreis. Auf dem Markt gibt es drei Modelle: fester Preis pro Kunde (Coachway: EUR 69 im Monat für bis zu 5 Kunden, danach EUR 9 pro weiterem Kunden - alles inklusive), Tarifstufen (My PT Hub EUR 25 bis 215, TrueCoach USD 26,34 bis 136,99, Trainerize und Everfit USD 9 bis 290 im Monat, meist mit kostenpflichtigen Add-ons für Ernährung, Zahlungen oder eine eigene App) und Plattformen ohne öffentlichen Preis wie Virtuagym, bei denen du erst eine Demo vereinbaren musst, um den Preis zu erfahren. Rechne immer die Gesamtkosten für deine Kundenzahl und die Funktionen, die du wirklich brauchst - eine Plattform für USD 39 mit drei nötigen Add-ons ist selten günstiger als ein Paket zum Festpreis. Wie sich die Kosten für das Coaching selbst zusammensetzen, liest du in unserem Überblick, was Online-Coaching kostet.

Denk auch an die Zahlungsgebühren: Manche Plattformen ziehen einen Prozentsatz deiner Kundenzahlungen zusätzlich zum Abo ab. Läuft die Abrechnung über dein eigenes Stripe-Konto, kennst du die Gebühr im Voraus - und du behältst Zugriff auf die Zahlungshistorie, auch wenn du später die Plattform wechselst.

So wechselst du dein CRM, ohne Kunden zu verlieren

Viele Trainer bleiben beim falschen System, weil sie den Umzug fürchten - dabei gelingt der Wechsel mit einem einfachen Plan in weniger als einer Woche: Exportiere zuerst deine Kundenliste, deine Trainingspläne und deine Check-in-Historie; übertrage deine wichtigsten Vorlagen in das neue Tool; ziehe die Kunden in kleinen Gruppen um, damit niemand den Zugang verliert; und vermeide Unterbrechungen bei den Zahlungen, indem du eine Plattform wählst, bei der du dein eigenes Stripe-Konto behältst. Wähle grundsätzlich ein CRM, aus dem du deine Daten jederzeit als CSV und PDF exportieren kannst - so bindest du dich nicht dauerhaft. Am besten prüfst du das, indem du zwei bis drei echte Kunden parallel im neuen System anlegst und das System im Alltag testest, bevor du den Rest umziehst.