Online Coaching Software: Was sie leisten muss und wie du richtig wählst

Warum Excel und WhatsApp bei einer Handvoll Kunden aufhören zu funktionieren

Fast jeder Coach startet ähnlich: Das Programm liegt in Excel, der Ernährungsplan als PDF vor, die Kommunikation läuft über WhatsApp und die Zahlung per Überweisung oder PayPal. Das funktioniert - bis es nicht mehr funktioniert. Bei fünf Kunden verbringst du deine Abende damit, den Check-in der vergangenen Woche in drei Apps zu suchen. Bei zehn Kunden geht der Überblick verloren. Das Problem ist nicht dein Einsatz, sondern dass die Informationen an sechs verschiedenen Orten liegen.

Eine zentrale Plattform dreht das um: Alles rund um einen Kunden läuft in einer Ansicht zusammen. Programm, Mahlzeiten, Check-ins, Nachrichten und Zahlung greifen ineinander, und du siehst das gesamte Bild, bevor du antwortest. So kannst du 20, 30 oder 40 Kunden mit höherer Qualität betreuen als fünf Kunden in Excel.

Die Checkliste: Das muss die Software können

• Programm-Builder mit vielen Möglichkeiten. Supersätze, Dropsätze, AMRAP, Progression, Logging pro Satz und Videodemos. Deine Kunden müssen das Training verstehen, ohne nachzufragen.
• Integrierte Ernährung statt Add-on. Makroziele, Ernährungspläne und Rezepte im selben System wie das Training - mit lokalen Zutaten und passenden Einheiten.
• Strukturierte Check-ins. Feste wöchentliche Check-ins mit Fotos, Maßen und Fragen, an einem Ort gesammelt statt über Chats verstreut.
• Nachrichten in der App. Die Kommunikation gehört dorthin, wo auch die Daten liegen, damit du für eine gute Antwort nicht zwischen Tools wechseln musst.
• Zahlungen und Verlängerungen. Abos und Pakete, die automatisch weiterlaufen - am besten über dein eigenes Stripe-Konto, damit das Geld direkt bei dir ankommt und die EU-Umsatzsteuer sauber abgewickelt wird.
• Die Sprache deiner Kunden. Die App, die deine Kunden täglich nutzen, sollte auf Deutsch verfügbar sein. Das macht die Nutzung leichter und wirkt professionell.
• DSGVO und Datenexport. Kläre die DSGVO-Anforderungen und den AV-Vertrag - und wähle Software, die dir jederzeit den Export deiner Daten erlaubt (CSV, PDF).
• Raum zum Wachsen. Gruppen, Kurse und Automatisierungen, damit du beim Wachstum nicht gleich die Plattform wechseln musst.

Coachway als Online Coaching Software

Coachway entstand in Dänemark aus der Arbeit mit 150 Online-Coaches über mehr als sechs Jahre und wird heute von über 290 zahlenden Coaches genutzt. Alles aus der Checkliste steckt in der Plattform: Programm-Builder mit 1.800+ Übungen, Ernährung mit 1.100+ Rezepten und 3.900+ Zutaten, Check-ins im Power Panel, Nachrichten, Kundenverwaltung, Gruppen und Kurse sowie Zahlungen über dein eigenes Stripe-Konto, wobei die EU-Umsatzsteuer über Stripe Tax abgewickelt wird. Die Kunden-App ist auf Deutsch und in fünf weiteren Sprachen verfügbar, standardmäßig mit deiner Marke (eine eigenständige White-Label-App ist eine kostenpflichtige Option).

Der Preis ist planbar: EUR 69 im Monat für bis zu 5 Kunden, danach EUR 9 pro weiteren Kunden - alle Funktionen von Anfang an, ohne Module zum Nachkaufen. Demo buchen oder dir zuerst den Vergleich der besten Apps für Personal Trainer ansehen.