CRM voor personal trainers: de 7 beste tools in 2026

Snel vergelijken

Op deze pagina kijken we naar CRM's die zijn gebouwd voor personal trainers: tools waarmee je leads binnenhaalt, klantdossiers bijhoudt, leads en klanten opvolgt en facturen verstuurt - en waarmee je meestal ook trainingen en voedingsbegeleiding aanbiedt. Zoek je de bredere softwarecategorie, dan vind je die in onze vergelijking van de beste coachingsoftware voor personal trainers en in ons overzicht van software voor personal trainers.

1. Coachway - all-in-one coachingplatform met een ingebouwd CRM

Coachway is een coachingplatform met een ingebouwd CRM, ruim zes jaar lang in Denemarken samen met 150 online coaches ontwikkeld. Het idee is simpel: alles rond één klant hoort in één workflow - van de eerste lead tot de maandelijkse factuur - en niet verspreid over een los CRM, een spreadsheet en een trainingsapp. Voor een personal trainer betekent dit dat je leads, klantdossiers, opvolging, berichten, trainingen, voeding en betalingen op dezelfde plek beheert.

• Leadpijplijn: een leadformulier dat je via één HTML-bestand aan je website toevoegt, legt nieuwe aanvragen en de bijbehorende UTM-gegevens vast, en de stadia Nieuw, Gecontacteerd, Gekwalificeerd, Gewonnen en Verloren houden je pijplijn overzichtelijk. Een gewonnen lead zet je met één klik om in een klant. Die krijgt meteen toegang tot de app met jouw branding; vervolgens start de onboardingreeks en wordt er een Stripe-abonnement aangemaakt.
• Klantenlijst en Power Panel: elke klant met status, tags, schema's en laatste contact in één tabel, met het gesprek naast het volledige klantdossier op hetzelfde scherm.
• Opvolgtaken: persoonlijke herinneringen per klant tussen de check-ins door, zodat een verjaardag of een geplande belafspraak niet tussen wal en schip valt - precies het werk waarmee je klanten behoudt en dat zonder een vast systeem vaak blijft liggen.
• Automatiseringen: onboardingflows, check-inherinneringen, dripcampagnes en opvolging die je per tag instelt, zodat de administratieve opvolging automatisch verloopt.
• Klantapp en facturatie: de app met jouw branding is standaard inbegrepen en beschikbaar in zes talen (Engels, Duits, Deens, Noors, Zweeds, Fins). Nederlands zit daar nog niet bij, dus je klanten gebruiken de app in het Engels, en het coachdashboard is sowieso Engelstalig. Betalingen lopen via je eigen Stripe-account, inclusief iDEAL - Coachway houdt je geld nooit vast. De optionele geïntegreerde betaalfunctie kost 2,4% per transactie; een zelfstandige white-labelapp is de enige betaalde extra.

Zo ziet Coachway eruit

De prijs is gebaseerd op het aantal klanten: EUR 69 per maand tot 5 klanten, daarna EUR 9 per extra klant, met alle functies vanaf dag één. Je kunt Coachway 14 dagen gratis uitproberen of eerst een demo boeken. Onze volledige beoordeling lees je in de Coachway ervaringen.

2. Virtuagym - de gevestigde Nederlandse speler voor studio's en PT's

Virtuagym is de bekendste Nederlandse naam en al ruim tien jaar actief in de markt. Als CRM is het vooral geschikt voor sportscholen en studio's, met ledenadministratie, roosters, communityfuncties en een volwaardige white-labelapp; personal coaching is als module beschikbaar. De interface is Nederlandstalig, wat voor je klanten een duidelijk pluspunt is. De prijzen zijn niet openbaar; na een demoaanvraag ontvang je een offerte. Voor een studio of hybride PT is het een serieuze optie; voor een zelfstandige online coach is het vaak uitgebreider dan nodig. Lees onze Virtuagym-review of bekijk wat Virtuagym kost.

3. Gymkee - Nederlandse interface met AI en voeding

Gymkee heeft een Nederlandse interface, klantbeheer met een maaltijdplanner (macroberekening vanaf het Pro-abonnement), ingebouwde betalingen en een AI-copiloot voor schema's. Voor een PT die een Nederlandstalige tool wil zonder de omvang van Virtuagym is het een prettige middenweg. De prijzen lopen van USD 34 tot USD 349 per maand; de volwaardige white-labelapp is alleen beschikbaar in het duurste abonnement, met een looptijd van 12 maanden en setupkosten van USD 499, en een extra coach kost USD 49 per maand. De volledige beoordeling: Gymkee ervaringen.

4. Trainerize - het grote internationale ecosysteem

Trainerize (ABC Fitness) heeft de meeste integraties met wearables, wat handig is als je veel gegevens uit smartwatches wilt binnenhalen. Voor klantbeheer en programma's is het een volwassen platform. De prijzen lopen van gratis (1 klant) via USD 9 en USD 23 tot USD 248 per maand voor Studio Plus, en daarboven zijn studioabonnementen op maat beschikbaar. Een eigen app, Stripe-betalingen en geavanceerde voedingsfuncties zijn betaalde add-ons, en de klantapp is Engelstalig - prima voor internationale klanten, iets om rekening mee te houden als je Nederlandse klanten hebt. De volledige beoordeling: Trainerize ervaringen.

5. Everfit - automatisering en een verzorgde klantapp

Everfit combineert een van de meest verzorgde klantapps met sterke automatisering via Autoflow, waarmee je onboarding en opvolging grotendeels op de automaat zet. De prijzen lopen van gratis (tot 5 klanten) via USD 19 tot USD 290 per maand voor Pro, afhankelijk van het aantal klanten, met daarboven een Studio-abonnement; maaltijdplannen (USD 33), automatisering (USD 24) en betalingen (USD 8) zijn aparte add-ons. De app is van oorsprong Engelstalig; check bij Everfit welke talen inmiddels beschikbaar zijn voor je klanten. De volledige beoordeling: Everfit ervaringen.

6. TrueCoach - snel en simpel klantbeheer

TrueCoach staat bekend om snelheid en eenvoud: een agenda, trainingslog, videofeedback en overzichtelijk klantbeheer zonder onnodige ballast. Voor krachtcoaches die zo min mogelijk gedoe willen, is het een prima keuze. De prijzen zijn USD 26,34 per maand voor 5 klanten, USD 57,99 voor 20 klanten en USD 136,99 voor 50 klanten. De functies voor voeding en bedrijfsvoering zijn wel beperkter, dus veel coaches combineren het met andere tools. De klantapp is Engelstalig. De volledige beoordeling: TrueCoach ervaringen.

7. My PT Hub - een onbeperkt aantal klanten voor een vaste prijs

My PT Hub hanteert geen prijs per klant, maar per abonnement, wat interessant is zodra je klantenbestand groeit: Starter kost EUR 25 per maand (3 klanten), Premium EUR 59 per maand (een onbeperkt aantal klanten) en Ultimate EUR 215 per maand (een onbeperkt aantal klanten, inclusief vijf extra trainers). Een app met je eigen branding kost eenmalig EUR 95, een volledige white-labelapp EUR 145 per maand en een extra trainer EUR 10 per maand. Het platform biedt functies voor klantbeheer, schema's en voeding; de klantapp is Engelstalig. Voor een groeiende PT die een onbeperkt aantal klanten tegen een voorspelbare prijs wil kunnen beheren, is dit een van de voordeligere opties in de vergelijking.

Heb je een algemeen CRM of een fitness-CRM nodig?

Veel personal trainers beginnen met een algemeen CRM, zoals HubSpot, Pipedrive of de Nederlandse tool Blooom, omdat zulke systemen geschikt zijn voor het bijhouden van contacten, deals en opvolging. Blooom is bijvoorbeeld een Nederlandstalige coachingtool met intake, digitale contracten, facturatie en een klantportaal, vanaf EUR 19 per maand op jaarbasis, maar gebouwd voor life-, business- en loopbaancoaches, niet voor het maken en delen van trainings- en voedingsschema's.

Daar zit het belangrijkste verschil. Een algemeen sales-CRM houdt je pijplijn keurig bij, maar biedt geen coachingsfuncties: geen trainingsschema, geen macrodoelen, geen check-in in de app van je klant. Voor een PT die zowel klanten wil binnenhalen als begeleiden, is een fitness-CRM - een coachingplatform met een ingebouwde pijplijn - meestal de logische keuze, omdat je anders voor twee afzonderlijke tools betaalt en gegevens heen en weer moet kopiëren. Werk je puur met losse trajecten en doe je de begeleiding buiten de software om, dan kan een eenvoudig, Nederlandstalig CRM juist genoeg zijn.

Zo kies je het juiste CRM voor personal trainers

• Begin bij je klant. Je klanten bekijken dagelijks hun trainingsschema en voedingsplan en vullen hun check-in in. In welke taal moet dat, en hoe willen ze betalen (iDEAL)?
• Kijk verder dan de pijplijn. Kan het CRM ook de begeleiding ondersteunen - met trainingen, voeding en check-ins - of heb je daarnaast een tweede tool nodig? Dat verschil bepaalt vaak wat je daadwerkelijk per maand betaalt.
• Reken de totaalprijs uit. Basisprijs plus add-ons (voeding, betalingen, een eigen app) is wat je echt per maand betaalt. Bij tools in dollars komt de wisselkoers erbij; bij Nederlandse tools de btw - vraag of de prijs in- of exclusief btw is.
• Test met echte klanten. Gebruik de proefperiode met twee of drie klanten en meet hoeveel tijd de opvolging echt kost. Meer houvast: zo kies je software voor online coaching.

Wat kost een CRM voor personal trainers echt?

Er zijn grofweg drie prijsmodellen. Een vaste prijs per klant (Coachway: EUR 69 per maand tot 5 klanten, daarna EUR 9 per extra klant - alles inbegrepen). Een staffelprijs op basis van het aantal klanten (Trainerize USD 9-248, Everfit USD 19-290, TrueCoach USD 26-137 - meestal met betaalde add-ons voor voeding, betalingen en een eigen app). En pakketten met een vaste prijs voor een onbeperkt aantal klanten (My PT Hub EUR 25-215) of zonder openbare prijs, zoals Virtuagym, waarvoor je een demo moet aanvragen om een offerte te krijgen. Reken altijd de totaalprijs uit voor jouw aantal klanten en de functies die je echt gebruikt: een tool van USD 39 met drie noodzakelijke add-ons is zelden goedkoper dan één vaste totaalprijs.

Let ook op betaalkosten. Sommige platforms nemen een percentage van je klantbetalingen bovenop het abonnement. Loopt de betaling via je eigen Stripe-account, dan weet je vooraf welk tarief geldt en houd je de betaalhistorie zelf in beheer, ook als je later overstapt. Wat je zelf voor je begeleiding vraagt, is een apart verhaal - daarvoor hebben we een overzicht van wat online coaching in Nederland kost.

Zo stap je over zonder klanten te verliezen

Veel PT's blijven uit angst voor de overstap in het verkeerde CRM hangen, maar met een goed plan stap je in minder dan een week over: exporteer je klantenlijst, schema's en check-inhistorie; maak je basissjablonen aan in de nieuwe tool; zet je klanten stapsgewijs over zodat niemand de toegang verliest; en voorkom haperende betalingen door een platform te kiezen waarop je je eigen Stripe-account kunt blijven gebruiken. Kies altijd een CRM waaruit je je data (CSV en PDF) kunt exporteren - dan zit je nergens vast. Ons volledige stappenplan om over te stappen zet alles punt voor punt op een rij.