Die 7 Kennzahlen deines Coaching-Business mit ChatGPT und Excel (2026)

Welche Kennzahlen sollte ein Online-Coach jeden Monat tracken?

Sieben, und keine mehr, bis diese stabil sind: aktive Kunden, Umsatz pro Kunde und Monat, Monate pro Kunde, Abwanderung oder Verlängerung, Kundenwert, Umsatz pro Lead-Quelle und Stunden pro Kunde und Woche. Vier davon haben einen Benchmark aus unseren Plattformdaten (5.666 Kunden, 1.563 Preisdatensätze, August 2026); die drei anderen setzt du selbst. Die Benchmarks gelten plattformweit über alle Märkte, in Euro; jede Zeile verlinkt den englischen Rechner für die Was-wäre-wenn-Frage.

Erst das Geld trennen: Der bestbewertete Rat im r/personaltraining-Thread zur Geldseite des Online-Coachings war, am Tag der ersten Kundenzahlung ein eigenes Geschäftskonto zu eröffnen, weil gemischte Konten jede Zahl unten zur Schätzung machen. Was ein Coaching kosten darf und wie sich der Preis auf den Umsatz rechnet, steht in Was kostet Online-Coaching.

Wie baust du die Tabelle in Excel oder Google Sheets auf?

Zwei Tabs: eine Zeile pro Kunde mit einer ID statt eines Namens, und eine Zeile pro Monat. Elf Spalten decken alle sieben Kennzahlen ab. Coaches, die ihre eigenen Tabellensysteme auf r/personaltraining geteilt haben, fahren genau diese Form; der Export der Kundenliste aus deiner Plattform füllt den ersten Tab, der zweite sind fünf Zahlen, die du einmal im Monat eintippst. In Excel und Google Sheets trennst du Dezimalstellen mit Komma und Tausender mit Punkt, so wie ChatGPT sie unten ausgibt.

Tab 1, eine Zeile pro Kunde, anonymisiert (Kunden-ID statt Name):
kunden_id | startdatum | enddatum (leer, wenn aktiv) | paket | preis_pro_monat | lead_quelle | einheiten_geplant_monat | einheiten_absolviert_monat | checkins_geplant | checkins_gesendet | coach_minuten_woche

Tab 2, eine Zeile pro Monat:
monat | aktive_kunden | umsatz | kunden_verloren | kunden_gestartet | coaching_stunden

CSV-Kopfzeile zum Einfügen in eine neue Tabelle:
kunden_id,startdatum,enddatum,paket,preis_pro_monat,lead_quelle,einheiten_geplant_monat,einheiten_absolviert_monat,checkins_geplant,checkins_gesendet,coach_minuten_woche

Wie rechnet ChatGPT die Kennzahlen aus dem Export?

Du fügst die beiden Tabs als CSV in Prompt 1 ein und bekommst die sieben Zahlen mit Formel und Eingaben daneben zurück, damit du eine davon von Hand prüfen kannst; tu das jedes Mal, weil Sprachmodelle Rechenfehler machen, ohne sie zu markieren. Prompt 2 erklärt die Veränderung zum Vormonat in drei Sätzen. Prompt 3 modelliert eine Verbesserung jeder Zahl um 10 Prozent und sortiert sie. Nur Kunden-IDs, nie Namen, Gesundheitsdaten oder Zahlungsdaten; welche Daten überhaupt in einen Assistenten dürfen, steht in ChatGPT und Kundendaten: was Coaches eingeben dürfen.

Ich bin Online-Fitness-Coach. Unten steht ein anonymisierter Export meiner Kundenliste (Kunden-IDs, keine Namen, keine Gesundheitsdaten) und ein Monats-Tab. Berechne diese sieben Kennzahlen für [MONAT] und zeige neben jedem Ergebnis die Formel und die verwendeten Eingaben, damit ich sie prüfen kann:

1. Aktive Kunden am letzten Tag des Monats.
2. Umsatz pro Kunde und Monat (Monatsumsatz / aktive Kunden).
3. Monate pro Kunde: Durchschnitt von (enddatum minus startdatum) in Monaten für Kunden mit enddatum, plus die bisherige Verweildauer der aktiven Kunden als eigene Zahl.
4. Monatliche Abwanderung: kunden_verloren / aktive Kunden am Monatsanfang, in Prozent. Zusätzlich die jährliche Verlängerung, falls Paket-Enddaten vorhanden sind.
5. Kundenwert: Zahl 2 mal Zahl 3.
6. Umsatz pro Lead-Quelle: pro lead_quelle die Summe von preis_pro_monat der aktiven Kunden aus dieser Quelle und die Anzahl.
7. Stunden pro Kunde und Woche: coaching_stunden / aktive Kunden.

Regeln: Nutze nur die eingefügten Daten; fehlt ein Feld, sag es, statt etwas anzunehmen; runde auf eine Nachkommastelle mit Komma; gib eine Tabelle mit den Spalten Kennzahl, Ergebnis, Formel, verwendete Eingaben aus; liste danach alle Zeilen, die du nicht nutzen konntest, und warum. Keine Ratschläge.

Export:
[BEIDE TABS ALS CSV EINFÜGEN]

Hier sind die sieben Kennzahlen für [VORMONAT] und [DIESER MONAT] meines Coaching-Business: [BEIDE TABELLEN EINFÜGEN]. Sag mir in drei Sätzen, was sich verändert hat und welche Ursache in den Zahlen selbst am wahrscheinlichsten ist (zum Beispiel Abwanderung höher, weil zwei Sechsmonatspakete ausgelaufen sind, oder Umsatz pro Kunde höher, weil neue Kunden zum neuen Preis eingestiegen sind). Markiere jede Schlussfolgerung, die die Zahlen nicht belegen, mit "(unsicher)". Keine Empfehlungen, kein Lob.

Baue aus diesen sieben Kennzahlen: [EINFÜGEN] eine Tabelle, die zeigt, was eine Verbesserung jeder einzelnen Zahl um 10 Prozent, bei sonst gleichen Werten, für den Jahresumsatz aus Kunden bedeuten würde. Spalten: Kennzahl, Aktuell, Um 10 Prozent verbessert, Jahresumsatz jetzt, Jahresumsatz danach, Differenz. Zeige die Formel für den Jahresumsatz, die du verwendest (aktive Kunden mal Umsatz pro Kunde und Monat mal 12, angepasst um die Abwanderung, wo sie eine Rolle spielt), und nenne deine Annahmen in einer Zeile. Sortiere die sieben danach nach Differenz. Nur Zahlen; was ich angehe, entscheide ich.

Wer die drei Prompts jeden Monat braucht, speichert sie mit Tabellenaufbau und Regeln einmal als eigenen GPT oder als Gem: die Anleitung Eigenen GPT fürs Coaching erstellen zeigt die sieben Schritte, und der Zahlen-Gem in Gemini Gems für Fitness-Coaches rechnet direkt in Google Sheets.

Was sagen die Zahlen über den nächsten Schritt?

Drei Regeln decken die meisten Monate ab. Liegen die Stunden pro Kunde und Woche so, dass du über 25 bis 30 Coaching-Stunden kommst, erhöhst du die Preise, bevor du Kunden aufnimmst; das ist die Regel, die sich Coaches auf r/personaltraining an dieser Grenze gegenseitig geben. Liegen die Monate pro Kunde unter drei, reparierst du Paket und Check-in-Rhythmus, bevor du Geld in Marketing steckst, weil jeder neue Kunde durch dasselbe Loch verschwindet. Zeigt der Umsatz pro Lead-Quelle, dass Empfehlungen pro Lead am meisten bringen, was die meisten Coaches sehen, steckst du die nächste Stunde in die Empfehlungsfrage, nicht ins Anzeigenkonto.

Was ist eine gute Kundenbindungsrate im Online-Coaching?

Auf unserer Plattform sind 45 Prozent der Online-Coaching-Kunden nach zwölf Monaten noch aktiv, und ein Kunde bleibt im Schnitt 4,3 Monate, Median 3,2, gemessen an 5.666 Kunden im August 2026. Einzelne Coaches berichten mehr: Einer auf r/personaltraining nennt 90 Prozent jährliche Verlängerung und 2,6 Jahre durchschnittliche Verweildauer. Das ist die Zahl eines Coaches, kein Benchmark, aber sie zeigt die Decke. Ein Monat mehr Verweildauer wirkt stärker auf den Jahresumsatz als ein zusätzlicher Kunde, weil er für jeden bestehenden Kunden gilt.

Woher kommen die Zahlen?

Aus der Kundenliste und den Zahlungsdaten, einmal im Monat exportiert. Auf Coachway trägt die Kundenliste Startdaten, Pakete und Preise und exportiert als CSV, und die Zahlungen laufen über das eigene Stripe-Konto des Coaches, also ist der erste Tab ein Export und der zweite sind fünf Zahlen. Wer mit Tabellen und Messenger arbeitet, nutzt dieselben elf Spalten; sie brauchen beim ersten Mal einen Abend. Danach 20 Minuten im Monat.